metody ewaluacji, doradztwo hr

Dnia 17 stycznia 2012, w Hotelu Marriott w Warszawie odbyła się III edycja konferencji HR Directors Summit. W spotkaniu tym, zorganizowanym przez Wolters Kluwer Polska, wzięło udział liczne grono dyrektorów HR z największych polskich firm, a także wielu doświadczonych praktyków zarządzania zasobami ludzkimi.

Na konferencji byli także obecni przedstawiciele IAKG. Wspólnie ze naszym Klientem, Wolters Kluwer Polska, opowiedzieliśmy o zastosowaniu analizy sieci społecznych przy wdrażaniu telepracy u Klienta. Wystąpienie poprowadziła Małgorzata Tłuchowska, Dyrektor ds. Personalnych i Administracji, Członek Zarządu Wolters Kluwer Polska oraz Dariusz Ambroziak, Partner Zarządzający w Instytucie Analiz im. Karola Gaussa.

Przy wdrażaniu telepracy w dużej firmie należy zadbać o 2 główne aspekty:

1. aspekt formalno – prawny
2. aspekt sieci społecznych i kapitału społecznego organizacji.

Ad. 1

Zgodnie z art. 675 § 1 Kodeksu Pracy, telepraca jest to praca regularnie wykonywana poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Do charakterystycznych cech telepracy należy:

• Regularność – telepraca odbywa się w ustalonym wymiarze godzin, telepracownik jest zobowiązany do wykonywania jej w określone dni, w określonych godzinach.
• Wykonywanie zadań poza zakładem pracy – pracownik wykonuje telepracę w z góry określonym miejscu, np. w domu.
• Korzystanie ze środków komunikacji elektronicznej – telepracownik jest dostępny dzięki nowoczesnym środkom komunikacji elektronicznej, np. komunikatorom internetowym.
• Specyficzny rodzaj pracy – do świadczenia telepracy najlepiej nadają się jasno sprecyzowane zadania, o wyraźnym i określonym rezultacie.

Realizując aspekt formalno – prawny, w pierwszej kolejności należy określić komu można zaproponować telepracę, na jakich warunkach oraz w jakim wymiarze. Z doświadczeń WKP wynika, że telepraca powinna być realizowana minimum w zakresie 2 dni w tygodniu, jako że jednodniowa telepraca skutkuje traktowaniem dnia poza biurem jako dnia wolnego. Kolejnym krokiem jest przygotowanie wszelkich niezbędnych dokumentów i umów, koniecznych do określenia nowych warunków pracy. Następnie należy zadbać o odpowiednią infrastrukturę. W ramach tych działań należy zarówno dostarczyć pracownikom odpowiedni sprzęt (np. laptopy), jak również zatroszczyć się o odpowiednie przystosowanie przestrzeni w firmie do nowych warunków pracy. Wreszcie należy ustalić jasne procedury związane z komunikacją oraz kontrolą rezultatów pracy.

Ad. 2

Aby zminimalizować ryzyko biznesowe, równolegle z aspektem formalno – prawnym należy zatroszczyć się o aspekt sieci społecznych i kapitału społecznego. Metodą, która umożliwia świadome zarządzanie kapitałem społecznym firmy przy tego typu wdrożeniu jest analiza sieci społecznych.

Analiza sieci społecznych jest metodą badania kapitału społecznego, czyli przewagi i korzyści, jaką dana jednostka osiąga z racji zajmowanej w grupie pozycji społecznej. Istotą tej metody jest stworzenie mapy połączeń społecznych między pracownikami i zaprezentowanie jej w postaci graficznej. Stworzenie takiego grafu umożliwia precyzyjną analizę istniejącej tkanki społecznej. Dzięki temu możliwe staje się świadome podejmowanie decyzji kadrowych i uniknięcie wielu pułapek, związanych przede wszystkim z zaburzeniem przepływu wiedzy i informacji w firmie. Więcej o analizie sieci społecznych można przeczytać klikając tutaj.

Analiza kapitału społecznego podczas wdrażania dużych zmian kadrowych, do których zalicza się również wprowadzanie telepracy, zdecydowanie ogranicza ryzyko biznesowe.

Dlaczego?

Po pierwsze analiza sieci pozwala nam odtworzyć naturalny przepływ informacji w organizacji (dzięki temu wiemy jak rozkładają się akcenty nieformalne w organizacji).

Po drugie pozwala na rozpoznanie ról jakie pełnią poszczególne osoby w sieci społecznej (dzięki temu wiemy, kogo zachęcać do telepracy a kogo lepiej zostawić w biurze).

Jakie decyzje można podjąć na bazie powyższych informacji?

W przypadku wdrażania telepracy i zmiany siedziby (tak jak w WKP), można:

• podjąć bardziej świadome decyzje jak rozsadzić poszczególne osoby w biurze aby zapewnić odpowiedni transfer wiedzy
• określić ryzyko wdrożenia telepracy dla tkanki społecznej np. osoby zagrożone oraz podjąć odpowiednie działania zapobiegawcze
• trafniej zaprojektować procedury związane z wymianą informacji, czyli stymulowanie peryferyjnych miejsc sieci społecznej
• monitorować konsekwencje społeczne w zakresie komunikacji i transferu wiedzy związane z wdrożeniem telepracy
• rozbijać nieefektywne kliki oraz chronić i wzmacniać efektywne kliki

Podsumowując, pomiar kapitału społecznego firmy stanowi opartą na solidnych dowodach bazę dla świadomych decyzji biznesowych. Ponadto, realizując taką diagnozę regularnie, można śledzić zmiany zachodzące w tkance społecznej i sprawdzać trafność swoich przewidywań oraz skuteczność podejmowanych działań. Zadbanie o proces restrukturyzacji na poziomie struktur społecznych pozwoli szybko i skutecznie przeprowadzić personel przez okres zmian, co stanowi wymierną korzyść dla organizacji.

Dziękujemy wszystkim, którzy wysłuchali naszej prezentacji podczas konferencji HR Directors Summit za uwagę oraz inspirujące pytania i sugestie.

Ściągnij prezentację z wystąpienia

Autorzy wpisu: Grzegorz Rajca, Dariusz Ambroziak